Контрагенты

НазадВернуться к началу разделаВперёд

В справочнике Контрагенты хранятся названия и реквизиты организаций — клиентов, покупателей, поставщиков и т.п. Эти данные используются при выписке документов.

Для открытия справочника выберите пункт главного меню программы «Справочники | Контрагенты».

Появится окно с закладками: закладки «Все», «Покупатели», «Поставщики», «Прочие». Выбрав закладку «Все» можно увидеть всех контрагентов. Выбрав другие закладки можно увидеть покупателей, поставщиков и «прочих» контрагентов.

В справочнике можно отображать всех контрагентов и по отдельности, например поставщиков или покупателей. Предусмотрено использование одной организацией нескольких расчетных счетов.

Настроим вид справочника, для этого выберем надпись в правой нижней части экрана. Появится окно настройки:

В виде дерева — будут отображаться группы, содержащие внутри контрагентов.

В виде дерева – Показывать дерево групп — в левой части окна будет отображаться дерево групп, в правой части – группы, содержащие внутри контрагентов.

Нет — контрагенты будут выведены общим списком.

Контекстное меню данного справочника содержит следующие пункты:

Переместить — перемещает контрагентов внутри групп. Одновременно можно переместить несколько контрагентов из одной группы или нескольких групп. Для этого надо выделить соответствующих контрагентов или группы и затем выбрать данный пункт меню. На экране появится окно настройки перемещения. Для перемещения  в группу, переключатель следует установить в положение Группу, а в поле ввода выбрать необходимое название группы из справочника. Для перемещения в Новую группу, следует установить переключатель в соответствующее положение и ввести наименование новой группы в поле ввода. Для перемещения на самый верхний уровень, следует выбрать значение Корень (Самый верх). В последнем случае, при перемещении контрагентов, они не будут включены ни в одну из групп.

Перейти к — позволяет перейти к документам и операциям, связанным с этим контрагентом. Будет открыто отдельное окно или выдано сообщение об отсутствии таких документов.

Карточка данных контрагента или нажатие на клавишу <F3> формирует карточку, в которой отображаются название и реквизиты соответствующего контрагента.

Конверт — печатает реквизиты для конверта.

Движение средств (появляется только в программе Бухгалтерия) — выводит отчет движения средств по выбранному контрагенту.

Движение по контрагенту (появляется только в программе Торговый склад) — позволяет сформировать отчет «Карточка контрагента» для текущей выделенной записи в справочнике.

Акт сверки с контрагентомвыводит соответствующий бланк для выбранного контрагента.

flag_green

Замечание!

В программе Торговый склад в акте сверки при нажатии PROPS_LN на панели инструментов или комбинации клавиш <Alt>+<Enter> доступна опция Вид акта сверки. Она принимает значения:

Складской (участвуют все документы, но меньше опций);

Бухгалтерский (участвуют только проведенные документы с оранжевым флажком справа).

При вызове акта сверки из контекстного меню справочника контрагентов будет по умолчанию вызываться «Складской» акт сверки. С помощью этой опции можно переключиться на «Бухгалтерский» вид акта. В нем больше опций, но он показывает только проведенные в бухгалтерии документы (такие справа имеют оранжевый флажок).

Рассылка — позволяет отправить письма или SMS-сообщения одному или нескольким контрагентам.

Проверка контрагентов на сайте ИФНС — осуществляет запрос к сайту ИФНС, проверяет корректность заполненных реквизитов и получает такую информацию о том, зарегистрирован ли контрагент в ЕГРН, его статус и т.д.

Договор с контрагентом или нажатие клавиши <F5> выводит текст договора с этим контрагентом. Данный пункт контекстного меню будет отображаться только у тех контрагентов, у которых указаны договора, у которых в свою очередь указаны шаблоны печати договоров (см. Шаблоны договоров).

Фильтр или нажатие клавиши <F2> позволяет отфильтровать контрагентов по их виду. В окне настройки фильтра надо установить флажки. В зависимости от этого на экран могут быть выведены:
все контрагенты;
покупатели;
поставщики.

Загрузить из Excel, Open Office — позволяет загрузить справочник из произвольного файла Microsoft Excel или Open Office (для этого необходимо, чтобы Microsoft Excel или Open Office был установлен на компьютере). В процессе импорта программа запросит файл, из которого надо загрузить данные а также номера колонок, из которых надо брать название, ИНН, банковские реквизиты и другие поля справочника.

Фильтрация по — позволяет отфильтровать справочник по определенным условиям.

Подсветка — позволяет задать цвет фона выделенной записи (или нескольких выделенных записей)

Добавим нового контрагента в справочнике. На экране появится окно ввода (см. рис. 32).

32_kontragent_vvod

Рис. 32. Добавление нового контрагента.

Заполним необходимые поля в окне ввода контрагента:

Контрагент — Юридическое лицо или Физическое лицо.

Для контрагентов — юридических лиц заполняются поля:

Название контрагента вводится вручную. Для загрузки данных нового контрагента из сети Интернет достаточно в этой графе ввести название, ИНН, ОГРН, ФИО руководителя или набор/комбинацию этих данных в свободной форме. Будет выведен список подходящих вариантов. После выбора нужного карточка заполнится автоматически.

flag_green

Замечание!

Если нажать на кнопку AB_SELLEFTA справа от графы, то программа проанализирует буфер обмена и постарается подставить реквизиты контрагента из него. Например, если пришло письмо с реквизитами поставщика, то его можно открыть, выделить текст письма с реквизитами, скопировать, а затем переключиться на программу и нажать кнопку AB_SELLEFTA, чтобы реквизиты подставились в карточку.  Но 100% гарантий, что реквизиты распознаются и подставятся, нет.

Код присваивается автоматически каждому контрагенту, но может быть изменен вручную. При автоматическом присвоении кода, он может быть как числовым (1, 2, 3, 4,…и пр.), так и строковым (сокращение названия ТМЦ) (чтобы установить формат кода необходимо в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада» или «Сервис | Настройки бухгалтерии», на закладке «Дополнительно», для поля «Использовать генерацию кодов ТМЦ», выбрать значение из выпадающего списка. Для числового кода в поле «Кол-во знаков в числ. коде (недостающие знаки запол-ся нулями)» введите соответствующее значение).

Вид контрагента — кнопка AB_SELTRIANG справа позволяет установить вид(ы) контрагента. Контрагент может являться покупателем, поставщиком, прочей организацией и одновременно иметь все эти признаки. Вид контрагента, может влиять на отображение списка контрагентов в различных ситуациях. Его можно установить вручную, но чаще программа устанавливает сама. Например, при отгрузке поставщику, программа отметит, что он теперь может быть и покупателем. При создании группы, вид контрагента не указывают.

flag_green

Замечание!

В программе Торговый склад, если организация помечена как «Прочая организация» (другие флажки могут также быть установлены), при проведении в бухгалтерии будут делаться проводки со счетом 76/ПРОЧ.

ИНН — идентификационный номер налогоплательщика вводится вручную. При ошибочном вводе номера выдается соответствующее предупреждение.

КПП — код причины постановки на учет заносится вручную.

ОГРН — основной государственный регистрационный номер вводится вручную.

Юридический адрес, Фактический адрес контрагента вводятся вручную. Если нажать на кнопку справа от адреса, то при вводе можно использовать справочник ФИАС.

Номера телефона и факса контрагента вводятся в поле Телефон/Факс. Если подключена интеграция с телефонией, то кликнув по значку AB_SELPHONE справа от поля, можно набрать этот номер на телефоне;

E-Mail — адрес электронной почты контрагента вводится вручную. Указанный здесь электронный адрес может использоваться при отправке документов и в E-mail рассылке.
Справа от графы адреса есть кнопка AB_SELMAIL, с помощью которой можно сформировать письмо. На экране появится окно почтовой программы, в котором уже будет новое письмо с данным адресом электронной почты.

Контактное лицо контрагента вводится вручную.

Текущий договорвыбирается из списка договоров.

oВ программе Торговый склад это договор, который по умолчанию подставляется в графу Договор товарной операции или платежного документа (чтобы в работе использовать договора, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада», на закладке «Включить», установите флажок в поле «Используем договора с поставщиками и покупателями»)..

oВ программе Бухгалтерия здесь указывается договор, который по умолчанию подставляется в документы, если нет аналитики по договорам на счете контрагента (62-ом, 60-ом).

БИК — банковский идентификационный код выбирается из справочника банков. При отсутствии нужного банка данный список необходимо обновить или добавить вручную.

Банк контрагента заполняется автоматически после указания БИК.

Отделение банка контрагента вводится вручную.

У контрагента может быть несколько расчетных счетов. Для нового контрагента расчетный счет вводится непосредственно в поле РС по умолчанию, а с помощью кнопки выбора можно будет добавить другие расчетные счета для него потом.

КС — корреспондентский счет выводится после заполнения БИК.

ОКПО — код контрагента по общероссийскому классификатору предприятий и организаций вводится вручную.

Главный бухгалтер, Руководитель — вводятся фамилии главного бухгалтера и руководителя компании контрагента.

Для контрагентов — физических лиц заполняются поля:

ФИО контрагента вводится вручную.

Код присваивается автоматически каждому контрагенту, но может быть изменен вручную. При автоматическом присвоении кода, он может быть как числовым (1, 2, 3, 4,…и пр.), так и строковым (сокращение названия ТМЦ) (чтобы установить формат кода необходимо в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада» или «Сервис | Настройки бухгалтерии», на закладке «Дополнительно», для поля «Использовать генерацию кодов ТМЦ», выбрать значение из выпадающего списка. Для числового кода в поле «Кол-во знаков в числ. коде (недостающие знаки запол-ся нулями)» введите соответствующее значение).

Вид контрагента — кнопка AB_SELTRIANG справа позволяет установить вид(ы) контрагента. Контрагент может являться покупателем, поставщиком, прочей организацией и одновременно иметь все эти признаки. Вид контрагента, может влиять на отображение списка контрагентов в различных ситуациях. Его можно установить вручную, но чаще программа устанавливает сама. Например, при отгрузке поставщику, программа отметит, что он теперь может быть и покупателем. При создании группы, вид контрагента не указывают.

flag_green

Замечание!

В программе Торговый склад, если организация помечена как «Прочая организация» (другие флажки могут также быть установлены), при проведении в бухгалтерии будут делаться проводки со счетом 76/ПРОЧ.

Дата рождения — может не заполняться

Документ, удостоверяющий личность физического лица, выбирается из списка, например, Паспорт гражданина РФ.

Серия и номер документа физического лица вводятся вручную.

Кем выдан — наименование органа, выдавшего документ сотруднику.

Дата выдачи документа — дата выдачи документа.

ИНН — идентификационный номер налогоплательщика вводится вручную. При ошибочном вводе номера выдается соответствующее предупреждение.

Адрес регистрации, Фактический адрес физического лица вводятся вручную. Если нажать на кнопку справа от адреса, то при вводе можно использовать справочник ФИАС.

Номера телефона и факса вводятся в поле Телефон/Факс. Если подключена интеграция с телефонией, то кликнув по значку AB_SELPHONE справа от поля, можно набрать этот номер на телефоне.

E-Mail — адрес электронной почты лица вводится вручную. После указания адреса, с помощью кнопки выбора, можно сформировать письмо. На экране появится окно почтовой программы, в котором уже будет сформировано письмо с введенным адресом электронной почты для отправки.

Текущий договорвыбирается из списка договоров.

oВ программе Торговый склад это договор, который по умолчанию подставляется в графу Договор товарной операции или платежного документа (чтобы в работе использовать договора, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада», на закладке «Включить», установите флажок в поле «Используем договора с поставщиками и покупателями»)..

oВ программе Бухгалтерия здесь указывается договор, который по умолчанию подставляется в документы, если нет аналитики по договорам на счете контрагента (62-ом, 60-ом).

БИК — банковский идентификационный код выбирается из справочника банков. При отсутствии нужного банка данный список необходимо обновить или добавить вручную.

Банк физического лица заполняется автоматически после указания БИК.

Отделение банка физического лица вводится вручную.

У физического лица может быть несколько счетов. Для новой записи счет вводится непосредственно в поле РС по умолчанию, а с помощью кнопки выбора можно будет добавить другие счета для него потом.

КС — корреспондентский счет выводится после заполнения БИК.

Далее идут поля, которые есть как у юридических, так и физических лиц:

Начальный долг (поле появляется только в программе Торговый склад) — первоначальный долг, в основном используется при переходе с другой программы. Вводится вручную.

Долг (поле появляется только в программе Торговый склад) — текущий долг, включающий в себя первоначальный долг. Заполняется автоматически.

flag_green

Замечание!

В поле Долг не попадают суммы выключенных документов.

Корректировочный долг (поле появляется только в программе Торговый склад) — появляется при использовании распределенной базы данных с опцией обмена долгами контрагентов.

Основание поставки или отгрузки товара заполняется вручную.

flag_green

Замечание!

После заполнения платежного поручения (оплата поставщику с безналичным типом оплаты) программа заносит введенное основание в карточку контрагента как основание по умолчанию. Это делается только в том случае если основание по умолчанию еще не указано. Если это Ваш постоянный поставщик, то разумно отредактировать основание так, чтобы его не надо было менять при каждом платеже. Можно использовать макросы, которые будут вычисляться при формировании строки в платежных документах (например, в платежном поручении). Так, если в тексте строки встречается макрос &[МЕС_ТЕК], то в конечном документе программа подставит текущий месяц и год, например, «Январь 2010 г.» Для подстановки макроса используйте кнопку выбора справа от поля.

Категория цен, Категория скидки (только в программе Торговый склад) выбираются из соответствующих списков (данные поля отображаются только в комплексной версии программы или торговом складе).

Комментарий — дополнительная информация по контрагенту вводится вручную.

В поле Ответственный вводятся данные о сотруднике, менеджере, коммивояжере и т.д. связанным с этим контрагентом. Фамилия выбирается из справочника сотрудников (для указания сотрудника, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада» установите флажок «Используем возможность указания сотрудника в документах»).

Алко: *** — поля, используемые для учета алкогольной продукции (описаны в отдельном разделе).

Статья НУ по умолчаниюстатья налогового учета, которая будет подставляться в бухгалтерские проводки, в которых участвует контрагент. По умолчанию в этой графе стоит АВТО, что означает, что статья указывается согласно настройкам корректных проводок.

Код участника ЭДО —  указывается код участника электронного документоборота (для использования электронного документооборта, в пункте главного меню «Сервис | Настройки бухгалтерии» или «Сервис | Настройки склада», на закладке «Дополнительно», «Настроить параметры ЭДО» установите флажок в поле «Используем электронный документооборот»).

Атрибут 1, Атрибут 2, ... — атрибуты контрагента вводятся вручную или выбираются из соответствующего справочника (чтобы ввести атрибуты у контрагента необходимо в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада» или «Сервис | Настройки бухгалтерии», на закладке «Дополнительно», нажать на кнопку «Настроить атрибуты контрагентов» и ввести их).

Для нового контрагента после сохранения введенных данных на экране появится окно настройки вида контрагента, в котором следует указать необходимый вид, например, покупатель.

Если позже контрагенту надо добавить второй расчетный счет, откроем список его расчетных счетов с помощью кнопки выбора справа от поля РС по умолчанию и добавим в него запись. В появившемся диалоговом окне заполним поля:

БИК — банковский идентификационный код выбирается из справочника банков. При отсутствии необходимого банка в справонике его следует обновить или ввести банк вручную.

Банк — название банка заполняется автоматически после указания БИК.

Отделение банка — название отделения или филиала банка вводится вручную.

Расчетный счет — укажем вручную.

Корреспондентский счет — появится автоматически после указания БИК.

Дата открытия расчетного счета вводится вручную.

Дата закрытия указывается позже при закрытии счета. Она используется в качестве контроля при вводе документов и в некоторых отчетных формах.

Валюта счета данного расчетного счета, для рублевых счетов не указывается. Выбирается из выпадающего списка.

Получателя в п/п писать по-другому — если поле не заполнено, при печати платежных документов в графе Получатель будет отображаться название контрагента как оно указано в карточке. В противном случае, будет выводиться указанное здесь наименование.

Если в настройках склада (настройках бухгалтерии) включена опция Включить функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), то в карточке контрагента показываются две детализации:

Контакты — контактные лица этого покупателя/поставщика или потенциального клиента;

События — события, связанные с ним;

При включении в настройках склада (настройках бухгалтерии) опции Включить функции учета алкоголя с отчетами в РАР становится доступна детализация:

Сертификаты, Лицензии — алкогольные лицензии (см.подробнее учет алкогольной продукции).